L’obligation d’un suivi complet (entretien, réparations, contrôles de routine, vérifications périodiques, remises en services…) des équipements durant toute leur vie, de l’achat neuf  jusqu’à leurs mise au rebut. 

La traçabilité peut être définie comme «l'aptitude à retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'un produit ou d'une activité au moyen d'informations enregistrées» (ISO 8402).

Solution : V-TIC apporte des solutions en matière d'identification, de localisation, d'authentification et de sécurisation.

Le code du travail introduit l’obligation de tenir à jour un carnet de maintenance pour un nombre important d’équipements, or ce dernier est souvent négligé et difficile à annexer à un matériel.

Article  R4323-19

Des arrêtés des ministres chargés du travail ou de l'agriculture  déterminent les équipements de travail et les catégories d'équipements de travail pour lesquels un carnet de maintenance est établi et tenu à jour par l'employeur en vue de s'assurer que sont accomplies les opérations de maintenance nécessaires au fonctionnement de l'équipement de travail dans des conditions permettant de préserver la santé et la sécurité des travailleurs. Ces arrêtés précisent la nature des informations portées sur le carnet de maintenance.

Article R4323-20 

Le carnet de maintenance est tenu à la disposition de l'inspection du travail, des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale ainsi que de l'Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics, s'il y a lieu, et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail de l'établissement ou, à défaut, des délégués du personnel.

D’autre part, le carnet de maintenance et le registre de sécurité peuvent « être tenus et conservés sur tout support dans les conditions prévues par les articles L.8113-6 et D.8113-2 », ce qui signifie qu’ils peuvent être tenus sur support papier ou numérique et dispensés de signature manuscrite.

Solution : V-TIC intègre un carnet de maintenance avec la liste des saisies et le formulaire permettant l'ajout d'informations concernant une intervention. Lors de l’intervention d’un technicien, il lui suffit de scanner avec son Smartphone le code apposé sur l’équipement et de s’identifier (la date et l’heure sont générées automatiquement). La saisie est alors soumise par email  à un gestionnaire, préalablement désigné pour gérer V-TIC, pour confirmation et éventuellement prendre les dispositions nécessaires aux remarques. Les informations sont stockées du plus ancien au plus récent pour une cohérence de la traçabilité.

Ce registre contient les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail. Y sont également consignées les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.

Solution : V-tic réuni toutes les dispositions obligatoires et règlementaires et devient un registre de sécurité. Un plus pour les entreprises qui leurs permettent de démontrer leur volonté à mettre en place un système qualité et sécurité à l’égard de  leur personnel, lors de contrôle des services chargés de l’inspection, de l’hygiène et de la  sécurité.

Article D4711-3 

Sauf dispositions particulières, l'employeur conserve les documents concernant les vérifications et contrôles mis à la charge des employeurs au titre de la santé et de la sécurité au travail des cinq dernières années et, en tout état de cause, ceux des deux derniers contrôles ou vérifications, et ce même après leur mis au rebut.

Les documents tels que la déclaration CE, la notice d’instruction, le rapport de mise en service ainsi que le carnet de maintenance doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l’équipement dans l’entreprise.

Solution : V-TIC sauvegarde l’ensemble des documents règlementaires en redondance  sur plusieurs serveurs sécurises et garanti ainsi l’archivage des données, et cela du plus ancien au plus récent pour une cohérence de la traçabilité.

Chaque vérification fait l’objet d’un rapport d’inspection. Dans son compte rendu, l’inspecteur note les anomalies. Il signale également les examens et les essais qu’il n’a pas effectués faute de moyens disponibles. Pour un appareil de levage par exemple, s’il n’a pas pu effectuer un essai à la charge nominale, il rappelle à l’utilisateur l’obligation de procéder à ce type d’essai avant de poursuivre l’exploitation de l’équipement. L’expérience montre que l’utilisateur ne prête pas attention à ce genre de remarque lorsqu’elle ne ressort pas du rapport de façon explicite.

C’est ainsi que de nombreux équipements sont maintenus en service sans avoir été totalement vérifiés dans les règles ! 

Solution : V-TIC intègre une fonctionnalité « Observations » permettant de mettre en avant ce genre de remarque. Il est alors impossible pour le gestionnaire de ne pas prêter attention à la non-conformité car il est automatiquement soumis à validation de l’observation. De plus ces équipements apparaissent en bleu dans le tableau de bord pour une double visualisation jusqu’à la levée de l’observation

Avec 70 à 85 kg par an, les entreprises françaises consomme trois fois plus de papier que la moyenne mondiale. Pire : seulement 20% de cette paperasse est recyclée et 7% des ramettes proviennent de papier déjà recyclé.

Déforestation abusive, surconsommation d'eau et d'énergie, pollution ou encore production excessive de déchets : les maux environnementaux liés au papier sont importants. 

Dans le monde, 1 arbre abattu sur 5 est consommé par l’industrie papetière

Comme tout produit de consommation, l’encre a elle aussi un impact sur l’environnement à toutes les étapes de son cycle de vie, de sa fabrication en passant par son emballage (souvent conséquent), son transport, son utilisation et son recyclage.

Solution : V-TIC permet la suppression totale de support papier et permet ainsi de faire une économie environnementale et financière certaine.

Il incombe au chef d’établissement d’organiser les périodicités des vérifications et contrôles obligatoires. Chaque équipement est soumis à différentes périodicités et est difficile à gérer.

Solution : V-TIC est doté d’un système de rappel automatique par email, le gestionnaire ainsi que toute les personnes préalablement enregistrées (chef d’équipe, prestataire, responsable sécurité…) sont prévenus 3 semaines avant la date de contrôle, ce qui laisse le temps d’organiser la campagne de vérification.

Aujourd’hui, l’échange d’information entre plusieurs services est compliqué à mettre en œuvre. Les logiciels existant ou autres tableurs Excel ne permettent pas toujours  un partage de données.

Solution : V-TIC permet un accès à différents échelons (administration, administration multi sites, consultation centralisée, consultation multi agences consultation individuelle…) et ce à n’importe quel moment et à n’importe quel endroit, même à l’autre bout du monde. 

- L’administration permet à un gestionnaire doté d’un code d’accès l’ajout, la modification, la consultation, la suppression de données.

- La consultation centralisée permet à plusieurs personnes désignés et doté d’un accès sécurisé, la consultation de l’ensemble des équipements sans pouvoir ajouter ou modifier des données.

- La consultation individuelle permet la consultation de la fiche technique individuelle de chaque appareil à l’aide du code 2D ou du N° V-TIC.

Ce qui permet à différents services (Direction, responsable sécurité, acheteur, chef d’atelier, prestataire…) une harmonisation des donnés et évite ainsi les erreurs de gestion.

Les documents réglementaires (certificat de conformité, notice d’instruction, rapport de contrôle à jour, carnet de maintenance, première mise en service…) sont tenus à la disposition de l'inspection du travail, des agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale ainsi que de l'Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics, s'il y a lieu, et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail de l'établissement ou, à défaut, des délégués du personnel ainsi que des personnes chargées des contrôles et de la maintenance.

Solution : Avec V-TIC, les documents sont toujours à disposition des différents services grâce la technologie de lecture Smartphone et du code 2 et/ou de la puce NFC ou de l’interface de gestion.

Aujourd’hui certains équipements sont difficilement identifiables. Des solutions existes, comme par exemple graver le nom/poste/lieu, mais une fois le matériel affecté à un autre poste ou une autre personne, la tache se complique, coûte de l’argent et prend du temps.  

Solution : V-TIC permet d’attribuer du matériel et de modifier les informations à volonté rapidement. Il permet au gestionnaire de connaître le coût total du matériel affecté à chaque utilisateur, de gérer les matériels perdus ou réformés et détectez les personnes perdant ou détériorant plus de matériels que la moyenne, leur permettant ainsi de sensibiliser les collaborateurs sur le prix du matériel mis à leur disposition et de trouver des solutions pour diminuer ce taux.

Les réglementations liées au matériel deviennent de plus en plus lourdes et contraignantes. C'est pourquoi il est important de centraliser la gestion du  matériel dans un outil unique.

Solution : V-TIC est un outil  capable de s'adapter facilement à toutes les réglementations.  Afin d’être  toujours conforme par rapport à la réglementation, V-TIC offre le suivi des réglementations du matériel. Ce suivi permanent nous permet de mettre à jour le système. Les utilisateurs seront donc toujours sereins même lors d'un contrôle de l'inspection du travail. 

Les systèmes de traçabilités actuels sont très couteux. Il faut également être équipé de matériel spécifique et très cher pour la lecture des données.

Solution : V-TIC est  un système développé  à partir de technologies nouvelles, (extranet/intranet, code 2D, Smartphone, 3G ,4G…) et très peu couteuse. La technologie Smartphone est en pleine essore et sera les prochaines années l’outil indispensable à notre économie. Les plus grandes marques travail sur cette technologie ! 

Directive 2009/104/CE

Lorsque les équipements de travail sont employés hors de l’entreprise (sur un chantier par exemple), ils sont accompagnés d’une preuve matérielle de la réalisation de la dernière vérification.

En cas de non-présentations des documents réglementaire à l'inspection du travail, aux agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale ou à l'Organisme professionnel de prévention du bâtiment et des travaux publics, ces derniers ont le pouvoir de faire stopper un chantier ou une production tant que les preuves matérielles ne sont pas présentées. 

Solution : Le système V-TIC permet aux établissements d’avoir toujours avec l’équipement, les preuves matérielles de la conformité de l’équipement. Grâce à son système de codage, il suffit d’un Smartphone ou une tablette pour présenter tous les documents aux services concernés.

Si un agent se trouve dans une situation dont il a un motif raisonnable de penser qu'elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé, il est en droit de se retirer de cette situation et d'en prévenir son supérieur hiérarchique et/ou un membre du CHS.

Le contrôle des documents réglementaire avant prise de poste est introduit dans toutes les formations CACES. Ne pas les mettre  à disposition des opérateurs pour s’assurer de  la conformité de l’appareil est considéré comme une situation grave.

Aujourd’hui cette situation représente plus de la moitié des cas en raison des pertes, de la méconnaissance de cette règlementation ou d’une organisation inappropriée. Les accessoires de levage, EPI et appareils électroportatifs par exemple ne respectent pas cette obligation dans 90%  des cas. La difficulté d’annexé les papiers avec des engins non muni d’une cabine sont également à mettre en avant.

Tant que persiste ce danger grave et imminent, l'employeur ou son représentant est dans l'interdiction de demander à l'agent de reprendre son travail.

Aucune sanction, aucune retenue de salaire ne peut être prise à l'encontre de l'agent par l'employeur du fait que celui-ci se soit retiré d'une situation de travail dont il avait un motif raisonnable de penser qu'elle présentait un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé.

Solution : V-TIC intègre tous les documents règlementaires obligatoires dans son système, il suffit à l’opérateur, ou à défaut son chef, de scanner le code et accéder à toutes les informations. Aucune perte de papier possible et aucun droit de retrait ne serait justifier.